Prestations

Une palette complète pour décharger votre cabinet.

Chaque mission est calibrée à votre organisation : ponctuelle ou récurrente, sur site ou à distance.

Mon engagement : Vous libérer des contraintes administratives pour que vous puissiez vous concentrer à 100 % sur la relation client et le développement de votre cabinet.

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Gestion administrative des contrats

Suivi complet de la vie des contrats : saisie, mise à jour, émission des documents et vérification de la complétude des dossiers.

· Saisie et mise à jour des contrats dans les outils métiers
· Vérification de la complétude des dossiers
· Émission et envoi des documents contractuels
· Suivi des demandes de souscription auprès des compagnies
· Contrôle des pièces justificatives nécessaires
· Mise à jour des coordonnées clients
· Gestion des demandes courantes liées à la vie du contrat
· Préparation des éléments administratifs pour les renouvellements

Préparation des dossiers clients

Constitution et vérification des dossiers de souscription avec une organisation documentaire rigoureuse.

· Constitution des dossiers de souscription
· Vérification des pièces obligatoires
· Préparation des documents à signature
· Contrôle de la conformité administrative des dossiers
· Centralisation des informations clients
· Préparation des dossiers pour étude ou validation
· Mise en forme et organisation documentaire
· Préparation des dossiers pour rendez-vous commerciaux

Relances administratives

Suivi et relance des pièces, signatures et dossiers en cours pour maintenir la fluidité de vos processus.

· Relance des pièces manquantes
· Relance des documents non retournés
· Suivi des signatures en attente
· Relance des compagnies sur les dossiers en cours
· Suivi des demandes restées sans réponse
· Mise à jour des tableaux de suivi
· Gestion des échéances administratives
· Reporting de l'avancement des relances

Gestion documentaire

Organisation, classement et archivage de vos documents dans le respect des procédures de confidentialité.

· Classement numérique des dossiers
· Organisation de l'arborescence documentaire
· Archivage électronique des documents
· Indexation des pièces clients
· Contrôle de la complétude documentaire
· Gestion des courriels entrants et sortants
· Respect des procédures de confidentialité et de protection des données

Renfort temporaire en agence

Présence flexible, à distance ou sur site, pour pallier les absences et les pics d'activité de votre cabinet.

· Remplacement lors des congés ou absences
· Gestion des pics d'activité
· Soutien administratif lors des campagnes de renouvellement
· Assistance lors des opérations de mise à jour de portefeuille
· Traitement des tâches administratives en retard
· Aide à la résorption des stocks de dossiers
· Renfort ponctuel sur des projets spécifiques
· Intervention à distance ou sur site selon les besoins

Assistance back-office

Appui quotidien sur les bases de données, les flux administratifs et le reporting pour vos équipes de gestion.

· Mise à jour des bases de données clients
· Saisie et contrôle des informations dans les logiciels métiers
· Gestion des flux administratifs quotidiens
· Suivi des demandes auprès des partenaires assureurs
· Préparation des tableaux de bord administratifs
· Contrôle de cohérence des données
· Organisation et suivi des tâches administratives récurrentes
· Support aux équipes de gestion et techniques

Gestion administrative de la conformité

Organisation, suivi et mise à jour de la documentation administrative afin de faciliter le respect des obligations réglementaires.

· Organisation et classement de la documentation de conformité
· Suivi administratif des actions de mise en conformité
· Mise à jour des documents et des supports administratifs
· Mise en forme et harmonisation des procédures existantes
· Gestion documentaire et suivi des versions
· Assistance administrative à l'utilisation des outils de conformité
· Préparation et centralisation des documents nécessaires aux contrôles

Méthode

Une collaboration claire, en quatre temps.

Échange

Un premier rendez-vous pour comprendre vos besoins.

Cadrage

Définition précise du périmètre, du rythme et des outils.

Mission

Travail effectué dans la confidentialité et la rigueur.

Suivi

Reporting régulier et ajustements en continu.

Une mission en tête ?

Échangeons sur votre besoin lors d'un premier rendez-vous sans engagement.

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